این درس، ادامه آموزش ۳ قسمت اول است.
پاسخ‌های آماده
چند روز پس از خدمت به مشتریان خود، متوجه خواهید شد که همیشه از عبارات تکراری مثل سلام استفاده می‌کنید یا سوالات خاصی به طور مکرر پرسیده می‌شوند.
بنابراین، ما پاسخ‌های آماده را آماده کردیم تا کار تکراری را کاهش دهیم. این ویژگی این امکان را به شما می‌دهد که پیام‌هایی که به طور مکرر ارسال می‌شوند را به عنوان قالب آماده ذخیره کرده و با استفاده از کدهای کوتاه به سرعت در گفتگوها استفاده کنید.
پاسخ آماده چیست؟
این‌ها قالب‌های پاسخ ذخیره شده شما هستند که میتوانید در هر زمان برای ارسال سریع پاسخ به یک مکالمه استفاده کنید.
چگونه پاسخ‌های آماده ایجاد کنیم؟
اطلاعات کامل در مورد نحوه ساخت پاسخ های آماده را در این لینک مشاهده کنید.
آیا ایجنت ها می‌توانند پاسخ‌های آماده ایجاد کنند؟
بله.
آیا ایجنت ها می‌توانند به پاسخ‌های آماده ایجاد شده توسط ایجنت های دیگر دسترسی داشته باشند و از آن‌ها استفاده کنند؟
بله.
چگونه از ویژگی پاسخ‌های آماده استفاده کنیم؟
شما در طول مکالمات از پاسخ‌های آماده استفاده می‌کنید. مراحل زیر را دنبال کنید:
مرحله ۱. در مکالمه‌ای که نیاز به استفاده از پاسخ آماده دارید، در جعبه پاسخ “/” تایپ کنید. این کار لیست همه پاسخ‌های آماده در حساب شما را نمایش می‌دهد.
مرحله ۲:
اگر نام کد کوتاه را به خاطر دارید، پس از / آن را تایپ کنید. اگر به خاطر ندارید، لیست خود را برسی کرده و بر روی آن کلیک کنید. پیام ذخیره شده وارد جعبه پاسخ شما میشود. به این شکل:
مرحله ۳:
دکمه ارسال را فشار دهید.
ویژگی‌های سفارشی
هر تماس یا مکالمه‌ای منحصربه‌فرد است و ممکن است بخواهید ویژگی‌هایی را درباره آن‌ها پیگیری کنید. ویژگی‌های سفارشی حقایقی درباره مکالمات یا تماس‌های شما هستند. حقایقی مانند: طرح اشتراک، تاریخ اشتراک، تاریخ ثبت‌نام، بیشترین آیتم سفارش داده شده، آخرین آیتم سفارش داده شده و.. چرا سفارشی؟ چون شما میتوانید ویژگی‌های خودتان را به جای ویژگی‌های استاندارد مانند ایمیل، سیستم‌عامل، مکان و.. ایجاد کنید.
ویژگی سفارشی در گپیفای چیست؟
این نوع خاصی از ویژگی است که شما برای مکالمات یا تماس‌های خود ایجاد می‌کنید. این‌ها به شما کمک می‌کنند تا اطلاعات مهمی را درباره آن‌ها مشاهده کنید.شما میتوانید ویژگی‌هایی در سطح حساب ایجاد کرده و آن‌ها را در هنگام گفتگو اعمال کنید.
چگونه یک ویژگی سفارشی به گپیفای اضافه کنیم؟
ما یک مقاله کامل برای این موضوع داریم که در این لینک میتوانید از آن استفاده کنید.
آیا ایجنت ها می‌توانند ویژگی‌های سفارشی ایجاد کنند؟
بله.
آیا ایجنت ها می‌توانند به ویژگی‌های سفارشی ایجاد شده توسط دیگر ایجنت ها دسترسی داشته باشند و از آن‌ها استفاده کنند؟
بله.
چگونه از ویژگی‌های سفارشی استفاده کنیم؟
شما میتوانید از ویژگی‌های سفارشی در دو بخش استفاده کنید، همانطور که در زیر توضیح داده شده است.
مراحل اعمال به گفتگوها/تماس‌ها
مرحله ۱:
در داشبورد خود، وقتی یک مکالمه خاص را باز می‌کنید، بخشی را مشاهده خواهید کرد که به عنوان "اطلاعات مکالمه" خوانده میشود. روی علامت + کلیک کنید تا آن را گسترش دهید.
مرحله ۲:
یک گزینه مشاهده خواهید کرد که "افزودن ویژگی‌ها" را می‌خواند و به دنبال آن یک منوی دراپ داون از همه ویژگی‌های سفارشی در حساب شما نمایش داده میشود. از نوار جستجو استفاده کنید تا نام ویژگی مورد نظر خود را پیدا کنید یا روی یکی کلیک کنید تا آن را انتخاب کنید. اگر نیاز به ایجاد یک ویژگی جدید دارید، از دکمه "ایجاد ویژگی جدید" از همان منوی دراپ داون استفاده کنید.
مرحله 3. بر اساس نوع ویژگی که اضافه کردید (لیست، چک باکس، متن و..)، اطلاعات را وارد کنید. مثلا برای آیدی تلگرام به صورت زیر:
نکته مهم: برای افزودن ویژگی‌های تماس، همان روشی را که در بالا توضیح داده شد دنبال کنید، اما از بخش ویژگی‌های تماس در نوار کناری چت خود استفاده کنید.
۲. با فیلتر کردن مکالمات و تماس‌ها
فیلتر کردن مکالمات
مرحله ۱:
به "مکالمات" بروید و برای مشاهده لیست فیلترهای موجود، روی آیکون فیلتر کلیک کنید.
مرحله ۲:
به بخش "ویژگی‌های سفارشی" بروید. یکی از آن‌ها انتخاب کنید. به تصویر زیر مراجعه کنید:
%20_.png)
فیلتر کردن مخاطبین
مرحله ۱:
به "مخاطبین" بروید و برای مشاهده لیست فیلترهای تماس موجود، روی آیکون فیلتر کلیک کنید.
مرحله ۲:
به بخش "ویژگی‌های سفارشی" بروید. یکی را انتخاب کنید. به تصویر زیر مراجعه کنید:
خودکارسازی
وظایفی مانند سازماندهی مکالمات، تخصیص تیم‌ها و ایجنت ها، و اختصاص برچسب‌ها برای جلوگیری از بهم‌ریختگی مهم هستند. اما انجام این کار برای هر مکالمه‌ای که دریافت می‌کنید سخت است. هنگامی که حجم مکالمات شما افزایش می‌یابد، مدیریت آن‌ها حتی سخت‌تر میشود. بنابراین بهتر است برخی از کارهای تکراری را به ربات‌ها واگذار کنید.
با خودکارسازی گپیفای، میتوانید قوانین ساده (یا پیچیده) را در حساب خود تعریف کرده و فرآیندهای خود را به صورت خودکار پیش ببرید.
خودکارسازی در گپیفای چیست؟
این مجموعه‌ای از قوانینی است که یک مدیر برای حساب تعریف می‌کند تا وظایف خاصی را خودکار کند. چند نمونه از این وظایف شامل تخصیص ایجنت ها یا تیم‌ها، افزودن برچسب‌ها، به خواب بردن مکالمات و غیره است. این اقدامات بر اساس رویدادها و شرایطی که شما تعریف می‌کنید، انجام می‌شوند.
آیا ایجنت ها می‌توانند قوانین خودکارسازی را ایجاد کنند؟
خیر. فقط مدیران می‌توانند.
آیا ایجنت ها می‌توانند به قوانین خودکارسازی دسترسی داشته و از آن‌ها استفاده کنند؟
بله.
چگونه قوانین خودکارسازی را ایجاد کنیم؟
ما یک آموزش کامل برای این موضوع داریم. که میتوانید در این لینک مشاهده کنید.
چگونه از ویژگی خودکار سازی استفاده کنیم؟
پس از تنظیم قوانین خودکار سازی با استفاده از مستندات ارائه شده در بخش بالا، تنها کاری که باید انجام دهید این است که از این ویژگی استفاده کنید.
گزارش‌ها
پس ازینکه یک هفته، یک ماه، یک سال، یا هر دوره‌ای با گپیفای کار کرده‌اید، شما نیاز دارید که بدانید: کدام ایجنت سریع‌تر پاسخ می‌دهد؟ امتیاز رضایت مشتریان شما در ماه گذشته چیست؟ کدام ایجنت ها در حال حاضر آنلاین هستند؟ چه نوع مکالماتی را بیشتر دریافت می‌کنید؟. به همین دلیل ما بخش گزارش‌ها را ایجاد کردیم.
گزارش‌ها در گپیفای چیست؟
شما هفت نوع گزارش در گپیفای خواهید یافت.
۱− برسی اجمالی: نمایی آنلاین از عملیات پشتیبانی شما
۲− نمای کلی گفتگوها: برای مشاهده معیارهای مهم در مورد مکالمات شما.
۳− گزارش‌های رضایت مشتری: برای پیگیری امتیازات مشتری های شما.
۴− نمای کلی ایجنت ها: برای مشاهده اطلاعات معیار های مهم در مورد ایجنت های شما.
۵− نمای کلی برچسب‌ها: برای مشاهده اینکه کدام برچسب‌ها بیشترین مکالمات را دریافت می‌کنند و معیارهای مربوطه.
۶− نمای کلی صندوق‌های ورودی: برای مشاهده اطلاعات و معیار های مهم در مورد صندوق‌های ورودی/کانال‌های شما.
۷− نمای کلی تیم‌ها: برای مشاهده اطلاعات و معیار های مهم در مورد تیم‌های شما.
چگونه از ویژگی گزارش‌ها استفاده کنیم؟
مرحله ۱: از نوار کناری سمت چپ خود، نماد نمودار میله‌ای را انتخاب کنید تا لیستی از هفت گزارش فوق را مشاهده کنید.
مرحله ۲: بر روی هر گزارشی که می‌خواهید مشاهده کنید کلیک کنید.
مرحله ۳: مورد مربوطه را انتخاب کنید. نام ایجنت در نمای کلی ایجنت ها ، نام صندوق ورودی در نمای کلی صندوق ورودی و...
مرحله ۴: مدت زمان را تنظیم کنید. در اینجا یک مثال آمده است:
ادامه مباحث در آموزش ۴: تکمیل مجموعه روش های تعامل با مشتری